Todo evento organizado desde el cariño y con muchas ganas de hacer las cosas bien tiene todas las probabilidades de ser un éxito. La sensación que tuve nada más aterrizar en Asunción el pasado domingo, tras un interminable viaje de esos de cruzar el Atlántico con escala de cuatro horas y de madrugada, fue enormemente positiva. Pero mucho mejor aún fue lo que sentí el lunes cuando, a las 7 de la mañana, había ya una larga cola para recoger las acreditaciones de un congreso que se inauguraba a las 9. Caras de ilusión, de reencuentro, de emociones encontradas. El congreso estaba en marcha sin haber tenido lugar la inauguración.

Casi, lo más importante no era ese acto sino el hecho de volver a ver a gente querida en mi caso como en el de otros ya veteranos, o el de sentirse por fin dentro del universo del internacional, en el caso de los noveles.

Hoy, cuando escribo esta crónica, el XII Congreso Internacional de Protocolo, celebrado en Asunción, ha tocado a su fin; lo hizo el pasado miércoles, tras reunir a casi 500 profesionales y estudiantes de diversas materias relacionadas con el asunto que en el Congreso nos ocupaba. Aquí nos hemos encontrado diplomáticos, profesionales del protocolo, de la comunicación, de la organización de eventos e incluso de las relaciones públicas, que aún siendo menos se han dejado notar mucho.

El congreso ha estado apoyado por la Presidencia de la República, que lo señaló como de interés nacional en un decreto del mes de mayo, lo que indica el éxito de la organización a la hora de lograr el apoyo de las más altas instancias del país.

El acto de inauguración tuvo lugar el pasado lunes en el hotel Sheraton de la capital paraguaya, que ha sido sede del evento y estuvo presidida por el ministro de Relaciones Externas, a quienes acompañaron en la mesa el intendente municipal de Asunción, la secretaria ejecutiva de los actos del Bicentenario de la Independencia de Paraguay, la presidenta del Comité Paraguayo de Profesionales en Ceremonial y el presidente de la OICP.

La presidenta del Comité Paraguayo de Profesionales en Ceremonial, que es presidenta del Primer Instituto Paraguayo de Estudios de Protocolo y que acaba de firmar un acuerdo de colaboración con el Instituto Superior de Protocolo y Eventos, fue a encargada de dar la bienvenida a los casi 500 asistentes que abarrotaban el salón de actos.

Tras ella tomaron la palabra los miembros restantes de la presidencia para finalizar con el ministro de Relaciones Externas de Paraguay quien, antes de declarar inaugurado el congreso, habló sobre la importancia de esta profesión en la imagen de políticos, instituciones y, en general, de todas las actividades públicas y empresariales.

El primer día estuvo cargado de buenas ponencias, y lo inauguró la directora de Protocolo de la Organización de Estados Americanos, quien nos habló de cómo es el funcionamiento, complejo, de esta organización.

Inmediatamente después, la directora de Protocolo del Ayuntamiento de Los Ángeles puso sobre la mesa un enorme cúmulo de experiencias.

Por la tarde, varias ponencias más; entre ella, la de quien escribe esta crónica que, por cierto, tuvo lleno absoluto y comentarios muy positivos.

El congreso estaba en marcha. Varios cientos de profesionales y alumnos compartían y repartían experiencias y las ponencias prometían ser, casi todas, muy buenas.

No voy a extenderme en las ponencias. Están en la web del congreso y cualquiera puede consultarlas en Internet. Se ha hablado a lo largo de estos tres intensos días de tomas de mando, de visitas de Estado, del perfil del maestro de ceremonias, de protocolo oficial en la república anfitriona, también del protocolo en la hostelería y en la empresa, de honores. Incluso ha habido una ponencia que dedicó su tiempo más que en habar de lo que mencionaba el título, a hablar de por qué el protocolo es una simple herramienta de las relaciones públicas, la publicidad, el marketing… en incluso la propaganda –no sé si en el sentido peyorativo de esta palabra que hace mucho tiempo que dejó de correr paralela a la publicidad−. También hubo quien dedicó su tiempo a lanzar preguntas sin respuesta sobre diversos aspectos del protocolo.

También se habló de comunicación, por fin, en un congreso de protocolo, con dos ponencias, una bajo el nombre de “Protocolo, ceremonial y medios de comunicación” y otra que incorporaba por primera vez a un congreso a los medios sociales; fue la que tuve el orgullo de exponer yo el primer día: “Comunicación, organización de eventos y redes sociales”.

Tampoco quedaron a un lado los actos sociales en los que Julia Ridick fue magnífica anfitriona, como de todo el congreso. La noche del domingo se celebró una cena en el Cabildo, el lunes un magnífico cóctel de bienvenida en el Teatro Municipal “Ignacio A. Pane” y el martes una magnífica cena paraguaya amenizada con bailes y cantos regionales y presidida por el presidente del Legislativo, en el propio palacio sede de esta alta institución.

En definitiva, todo un evento magníficamente orquestado por la presidenta del Comité Paraguayo de Profesionales en Ceremonial y del PIPEC, organismo colaborador del ISPE.
Nueva presidenta de la OICP

La Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo celebró sus asambleas ordinaria y extraordinaria. En esta última eligió a Mª Teresa Otero como presidenta de la Organización.

A quien esto escribe le llama la atención que la nueva presidenta haya dejado fuera de los órganos directivos al presidente de la Asociación Española de Protocolo, cuestión no criticable, en absoluto, puesto que es su equipo de trabajo, pero que causa cierta extrañeza al menos en este socio de la AEP de la que ella también lo es. En todo caso, deseamos mucha suerte en esta nueva andadura al equipo recién elegido, muy parecido al que cesa, y los mejores deseos por el bien de la profesión del Protocolo.

La ceremonia de inauguración ha estado a cargo del ministro de Relaciones Exteriores de la República de Paraguay, quien estaba acompañado por el primer edil de Asunción, la secretaria ejecutiva del Bicentenario paraguayo, la presidenta del Comité Paraguayo de Profesionales en Ceremonial de Paraguay y el presidente de la OICP, que en breve plazo dejará su cargo ras cumplir el máximo de dos mandatos de dos año.

El día ha estado cargado de buenas ponencias, y lo ha inaugurado la directora de Protocolo de la Organización de Estados Americanos, quien nos ha hablado de cómo es el funcionamiento, complejo, de esta organización.

Tras ella, la directora de Protocolo del Ayuntamiento de Los Ángeles ha puesto sobre la mesa un enorme cúmulo de experiencias.

Por la tarde, varias ponencias más; entre ella, la mía que dentro de poco compartiré con todos vosotros, sobre “Comunicación, eventos y redes sociales” que, por cierto, ha tenido lleno absoluto y que, en mi humilde opinión, ha tenido bastante éxito.

El congreso está en marcha. Varios cientos de profesionales y alumnos estamos compartiendo y repartiendo.

Un buen éxito de organización y una anfitriona, Julia Redick, desvivida por hacer que las cosas resulten fáciles. ¡Enhorabuena!

(Posdata: la pequeña crónica está escrita ayer, 25 de septiembre. Hoy 26, iniciamos la segunda sesión).

Se acercan las fechas de reunirse en Asunción y el programa de ponentes toma cuerpo de forma inexorable, con panelistas como la jefa de Protocolo del alcalde de Loa Ángeles, el decano de la Facultad de CC de la Comunicación de la Universidad Camilo José Cela, primera y única por el momento en ofrecer los estudios de Grado en Protocolo y Organización de Eventos y el Máster Oficial en esa misma materia –por lo que su presencia en Asunción es doblemente interesante–, la jefa de Protocolo de la Organización de Estados Americanos y un elenco de ponentes más que sería largo enumerar.

Así, el 26 de abril y durante tres días, el Hotel Sheraton de la capital paraguaya acogerá a los que hasta allí nos desplacemos para asistir, como ponentes o como meros asistentes, a las jornadas, y a las actividades sociales, que nos están preparando.

Y en esas me encuentro yo, que por gentileza del PIPEC (Primer Instituto Paraguayo de Estudios de Protocolo y Ceremonial), asistiré a dar una conferencia sobre “Comunicación, eventos y redes sociales: cómo zambullirse en el universo 2.0 y no morir en el intento”, del que ya he entregado el texto y estoy preparando la presentación.

Pero ahí no queda la cosa. Al finalizar el Congreso se celebrará la Asamblea General de la OICP, la Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo y, a renglón seguido, la Asamblea Extraordinaria que traerá una nueva presidencia de este organismo y, por tanto, la renovación de sus cargos directivos. Una OICP que necesita redefinirse y trasladarse a los nuevos tiempos. Una OICP que tiene necesariamente que dar un paso de gigante como gran aglutinador de asociaciones y ponerse al frente ofertando unos servicios que vayan más allá de la mera presencia testimonial.

Quien de esa asamblea salga elegido para la presidencia, deberá trazar –o, más bien, deberá llevar trazado ya a la Asamblea– un plan de acción que sea factible. Hasta ahora, el humo no ha dejado ver el fuego. Ha llegado la hora de soplar, que se vaya el humo y podamos dirigirnos hacia el núcleo, hacia la llama. O eso, o acabará siendo una organización meramente testimonial

Este año asistiré como ponente con la conferencia “Eventos, comunicación y redes sociales”. Será un verdadero placer volver a estar presente en un congreso; falté el año pasado por motivos laborales, pero he estado en casi todos los de los últimos años.

Por supuesto, prepararé la ponencia con mucho cariño, el mismo con el que me han invitado. Espero que resulte de interés.

Lo cierto es que, burbuja o no, se han revelado como una magnífica herramienta de intercambio en la que de un modo u otro hay que estar; y hay que estar al día. Las redes sociales están revolucionando la forma de hacer muchos negocios y, de hecho, la forma de hacer marketing; incluso marketing político.

Internet, las propias redes, contienen un sinfín de trucos para ser y para estar, para dinamizar, para monitorizar o para analizar el rendimiento de una empresa en esta nueva “sociedad”. Sin embargo, entre toda la intoxicación informativa, hay unas claves para tener en cuenta si una empresa quiere dar los primeros pasos.

En el Congreso Web que se acaba de celebrar en Zaragoza he tenido la oportunidad de asistir a ponencias de una serie de personas que se podrían considerar como los sabios del momento. Ha sido un congreso en el que se ha hablado mucho, de forma muy intensa y muy bien temas tan del día como las redes sociales, el posicionamiento web, el marketing moderno y asuntos de gran calado similares que afectan hoy, que están afectando ya, al “mundo Web”.

Haciendo un breve resumen de más de 80 horas de trabajo, si una empresa o una persona quiere crear su marca en la red, necesita seguir unos pasos que podrían ser:

1. Conversa. Comunica, no lances mensajes publicitarios. Y contesta. Cuando alguien te conteste o cuando creas que puedes aportar valor, dilo, Como en cualquier otro orden de la vida. De nada vale decir en la red lo bueno que eres o lo bien que lo hace tu empresa; eso lo deben decir otros y eso sólo se gana con constancia y perseverancia. Crea tu propia reputación a base de escuchar y de aportar. Por tanto, debe establecer una buena relación con tu entorno.

2. Escucha. Monitoriza la red para saber lo que se dice de ti. Cuando algunas empresas prefieren no estar en las redes sociales para evitar que se hable mal de ellas están siguiendo la táctica del avestruz. De ellas se habla en la red; todos estamos sujetos a buenos y malos comentarios porque nadie es perfecto; hay que saber qué se dice y cuáles son los buenos para perfeccionar en ellos, y los malos para corregir aquello que sea cierto y tratar de evitar que se diga lo que no es cierto.

3. Sé activo en las redes. Mantén un buen grado de dinamismo, sin bombardear a los demás. Sé constante en tu presencia. Pero ten cuidado; si generas demasiado tráfico, puedes llegar a aburrir y perder “amigos” o seguidores por el camino.

4. Habla de aquello de lo que sepas. A la red no le gustan los falsos expertos, y se detectan enseguida. Habla de aquello que sepas y de lo que puedas hacer una aportación de valor para los demás; te ayudará a crear reputación en tu tema en concreto. Pero de nuevo ten en cuenta que promocionarte no es bueno, es spam.

5. Genera debate. Al hilo de lo anterior, si hablas de lo que sabes y saber generar un buen debate, estarás situándote en el vértice de aquello de lo que eres experto. Aprovecha la coyuntura. Genera intercambio de ideas que den valor a tu imagen de marca, tanto si es personal como de empresa. El debate es sano y de él se aprende. Nunca se sabe todo con respecto a algo.

6. Aprende. El mundo evoluciona permanentemente, y las redes sociales son el lugar idóneo para, si saber separar el grano de la paja, aprender. No sólo en los debates que generes tú, sino en los de los demás y en la información que aporten.

7. Sigue a la competencia. No la dejes de lado; mira lo que hacen y cómo lo hacen. Y, de nuevo, aprende; esta vez de ella: de lo que hace bien y de lo que no está tan bien hecho; si la olvidas o la dejas de lado, perderás una oportunidad que la competencia, por su parte, no va a perder.

8. Comparte. No temas que te copien; si alguien lo hace es porque te considera como una referencia. Comparte tus conocimientos, tus presentaciones, tus ponencias. Date a los demás y serás fuente de referencia; mejorará tu imagen y tu reputación.

9. Confía en los demás. Déjate asesorar. Hay gente que puede tener ideas que te aporten valor; déjate aconsejar y toma lo que creas oportuno,, rechazando lo que no te sirva. Nunca se sabe…

10. Disfruta. Pásalo bien, diviértete. Haz que el trabajo sea agradable y que te haga pasar buenos ratos. Si disfrutas, tu trabajo será mejor y tendrá mejores resultados.

Los próximos días 26, 27 y 28 de Noviembre de 2010 se celebrará en Santiago de Compostela el I Congreso Nacional de Protocolo en Galicia organizado por la Escola Galega de Protocolo.

Para saber más información, dirígete a la web de la Escola Galega de Protocolo; también la encontrarás haciendo clic aquí.
Puedes acceder al formulario de inscripción haciendo clic aquí.

Diversidad en la globalización

Comunicación intercultural en el protocolo

Fechas: del 18 al 20 de noviembre de 2010

Sede del congreso: Budapest Marriott Hotel

Presidente del Comité de Honor: Excmo. Sr. D. György Habsburg, Embajador Extraordinario y Plenipotenciario de la República de Hungría

Hungría acogerá la 11ª edición del Congreso Internacional de Protocolo, por lo que será la capital magiar, Budapest, la que reciba a los asistentes del congreso los días 18 al 20 de noviembre de 2010. Es una oportunidad única y al mismo tiempo un gran reto para los magiares, pues hasta ahora no se había celebrado ni en Hungría, ni en los países vecinos un foro profesional de protocolo de tan gran envergadura.

El Congreso Internacional de Protocolo – foro anual de los profesionales de protocolo y de organización de actos – comenzó su andadura por el mundo en el año 1995, siendo esta ya la 11ª edición de este encuentro profesional de alto nivel.

Promovido por la Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo (OICP), con sede en Madrid, España, que en la actualidad cuenta entre sus miembros con asociaciones y entidades privadas de numerosos países de América Latina y Europa. En las 10 ediciones del congreso ya celebradas han podido recibir a los ponentes y participantes las ciudades sedes  españolas de Oviedo, Sevilla, Valencia, Palma de Mallorca, Madrid, Zaragoza y Bilbao, además de las ciudades sedes de Buenos Aires, Roma y Campos do Jordao (Sao Paulo).

Es un honor poder anunciarles que el Comité de Honor será presidido por el Excmo. Sr. D. György Habsburg, Embajador Extraordinario y Plenipotenciario de la República de Hungría.

La sede oficial del congreso será el Budapest Marriott Hotel, ubicado a orillas del Danubio y con unas vistas panorámicas magníficas de Budapest.

Novedades del XI Congreso Internacional de Protocolo de Budapest

Fieles a las costumbres de años anteriores y al mismo tiempo teniendo la intención de innovar, esperamos poder recibir de entre los participantes – no sólo en calidad de congresistas, sino como ponentes – profesionales de protocolo de países que hasta ahora no hayan sido representados en dicho foro internacional, junto a los de los países que hemos podido recibir en anteriores ocasiones. Esperamos contar con la asistencia de profesionales de Asia y África también.

Entre los temas a tratar en el congreso de Budapest, encontramos los siguientes temas:

v Bajo el lema Diversidad en la globalización podremos escuchar ponencias y presentaciones que nos acercarán a eventos de gran interés mundial, al protocolo desde una perspectiva especial y nos adentrarán en los temas específicos de las aéreas ligadas estrechamente con nuestra profesión;

v Comunicación intercultural en el protocolo, que nos brindará la oportunidad de poder conocer más a fondo los usos y costumbres, la comunicación y el protocolo de los países asiáticos;

v Los Nuevos Retos de la Unión Europea, poniendo mucho interés en las experiencias adquiridas en la organización y ejecución de los actos ligados a las presidencias rotatorias semestrales por países que ostentaron dicha presidencia.

El XI Congreso Internacional de Protocolo de Budapest y la próxima presidencia húngara de la Unión Europea

En el primer semestre de 2011 Hungría ostentará la presidencia de la Unión Europea, por lo que uno de los objetivos del congreso de Budapest es recoger las experiencias de otros países, fortalecer y cultivar las relaciones internacionales, además de apoyar la preparación del país para un exitoso desempeño de la próxima presidencia europea.

Uno de los temas principales del congreso tratará de mostrar a los asistentes las experiencias vividas en las presidencias española y belga, además de brindar la oportunidad de aprender de los ejemplos de soluciones adoptadas en las problemáticas concretas durante las presidencias de ambos países.

El plus húngaro

El año 2010 es el año de la cultura y del turismo en Hungría. El XI Congreso Internacional de Protocolo será una magnífica oportunidad también para conocer su cultura, tradiciones, gastronomía y hospitalidad.

En el marco del congreso tendremos ocasión de pasear por la “Exposición Internacional del Libro” para contemplar una bibliografía variada sobre temas relacionados con el protocolo, ceremonial y organización de eventos de diversos países.

Página web oficial del congreso

En la página web oficial del congreso, www.budapestprotocolcongress2010.com podrán encontrar toda la información necesaria (programa, alojamiento, inscripción, etc.) del congreso.

Diversidad en la globalización

Comunicación intercultural en el protocolo

18 – 20 de noviembre de 2010

Sede del congreso

Budapest Marriott Hotel

Presidente del Comité de Honor

Excmo. Sr. D. György Habsburg

Embajador Extraordinario y Plenipotenciario de la República de Hungría

Hungría acogerá el XI Congreso Internacional de Protocolo, foro anual de los profesionales de protocolo y de organización de actos, por lo que será la capital magiar, Budapest, la que reciba a los asistentes del congreso los días 18 al 20 de noviembre de 2010. El congreso comenzó su andadura por el mundo en el año 1995, siendo esta la 11ª edición de este encuentro profesional de alto nivel.

Es una oportunidad única y al mismo tiempo un gran reto para los magiares, pues hasta ahora no se había celebrado ni en Hungría, ni en los países vecinos un foro profesional de protocolo de tan gran envergadura.

Les invitamos a conocer todos los detalles del congreso a través de la página web oficial del congreso, www.budapestprotocolcongress2010.com

¡Les esperamos en Budapest!

Los ponentes hasta la fecha, aún hay pendientes algunas confirmaciones interesantísimas, son (somos):

Dr. Lászlóné VÁMOS

Hungría

Consejera General de Justicia. Fundadora y Presidenta Honoraria Vitalicia de la Asociación Húngara de Protocolo. Galardonada con el Premio Internacional de Protocolo.

www.protokoll-info.hu

Ponencia: Protocolo, herramienta indispensable en la vida empresarial

Isabel AMARAL

Portugal

Experta consultora en Protocolo y Presidenta de la Asociación de Estudios de Protocolo de Portugal.

Ponencia: Protocolo a lo largo de 4 continentes

Diana DESZTI-ROSTA

Hungría

Directora de AFS Hungría.

Ponencia: Ciudadanía universal – placer intercultural

Carlos FUENTE LAFUENTE

España

Vicepresidente de la Asociación Española de Protocolo

Ponencia: ¿Existe realmente un protocolo empresarial? Mitos y sombras en la organización de eventos de entidades privadas

Ibolya GÖRÖG

Hungría

Experta consultora en Protocolo. Profesora titular universitaria. www.gprotokoll.hu

Ponencia: La importancia de ser europeo en las relaciones internacionales, en la diplomacia y en el mundo de los negocios

Anikó KUBATOV

Hungría

Presidenta de AFS Hungría

Ponencia: Ciudadanía universal – placer intercultural

María Teresa OTERO

España

Doctora en Ciencias de la Información. Licenciada en Geografía e Historia. Profesora titular de Programación y técnicas de las relaciones públicas: protocolo en la Facultad de Comunicación de la Universidad de Sevilla. Presidenta de la Asociación Universitaria de Relaciones Públicas y Protocolo de Andalucía. Ha sido responsable de protocolo de la Junta de Andalucía y de la Exposición de Sevilla de 1992.

Ponencia: De la Europa de las naciones a la multiculturalidad

Fernando RAMOS

España

Doctor en Ciencias de la Información. Profesor de Comunicación Institucional y Protocolo corporativo del Master en Investigación de la Comunicación de la Universidad de Vigo. Responsable de Deontología de la OICP.

Ponencia: Protocolo oficial versus protocolo privado: organización, independencia y originalidad en la empresa y las instituciones

Alfredo RODRIGUEZ

España

Consultor en Protocolo y Comunicación y ex Jefe de Protocolo del Ministerio de Defensa de España.

Jorge Daniel SALVATI

Argentina

Presidente de la Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo.

Eliane UBILLUS

Brasil

Vicepresidenta 1ª de la OICP, Vicepresidenta del Comité Nacional de Ceremonial y Protocolo (CNCP) de Brasil y Jefa de Protocolo del Consórcio de Desenvolvimento Integrado do Vale do Paríba (CODIVAP).

Ines URQUIZA

Bélgica

Experta en Comunicación Intercultural y Protocolo Internacional, Fundadora de la Agencia Intercultural Bringing Down Borders y Directora Ejecutiva de la Escuela Internacional de Protocolo & Diplomacia (The ISDP).

Ponencia: Cruce de culturas en el protocolo – una mirada al futuro

Peter VADÓCZ

Hungría

Director de marketing de la Agencia de Viajes Suntimes.

Ponencia: Nuevos destinos en la organización de viajes – estrategia de marketing de lanzamiento de nuevos destinos, tendencias nuevas